Planlæg din dokumentation

Skab klar organisering

Hensigt: at sikre fokus på arbejdet med dokumentation, og at I løbende justerer og udvikler jeres praksis på baggrund af denne.

Et målrettet arbejde med dokumentation og udvikling kræver, at I har defineret, hvem der har særligt fokus på dette arbejde. Nogle steder kan det være stedets leder, men det er en god idé (også) at få en anden person til opgaven.

En nøglemedarbejder i forhold til arbejdet med dokumentation kan være en hjælp til at holde fokus. Personen vil få et særligt ansvar i forhold til at støtte indførelsen af god dokumentationspraksis. Han/hun kan hjælpe med, at I får indført rutiner, så I løbende justerer og udvikler jeres praksis på baggrund af den viden, der indsamles via dokumentationsarbejdet. Alt efter hvor stort jeres sted er, kan der ansættes en ny medarbejder til opgaven eller I kan vælge at udpege en eksisterende medarbejder.

  1. Overvej I hvor stort omfang, I har resurser til at afsætte timer til en nøglemedarbejder. Det kan hjælpe til, at I får et realistisk billede af, hvor mange opgaver, der kan ligge i funktionen.
  2. Find frem til personen. Overvej om det skal være en intern eller ekstern, beslut hvilke krav I vil stille, og hvordan I vil udpege vedkommende.
  3. Tag stilling til hvilke opgaver personen skal varetage, tag for eksempel udgangspunkt i funktionsbeskrivelse – nøglemedarbejder.
  4. Tag stilling til hvordan nøglemedarbejderens arbejde skal organiseres – med fokus på hvordan personen kan støtte sine kolleger i forhold til læring på baggrund af dokumentationen? Skal dokumentation have et fast punkt på personalemøder, som nøglemedarbejderen kan bruge til at inddrage kollegerne og sikre fremgang og forankring af aktiviteterne omkring dokumentation? Skal der være et fast møde mellem lederen og nøglemedarbejderen for eksempel en gang hver 14. dag for at sikre at arbejdet med dokumentation kommer til at spille sammen med ledelsens udviklingsplaner og strategier? Skal nøglemedarbejderen have en fast dag til hans/hendes opgaver?
  5. Overvej om nøglemedarbejderes skal stå for at indføre for eksempel aktionslæring som læringsteknik blandt medarbejderne – og dermed være med til at sikre, at I lærer af resultaterne af dokumentationsarbejdet.